Ao admitir um empregado, o empresário deverá solicitar a entrega dos seguintes documentos:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 5 dias úteis, contrarrecibo; recomenda-se a emissão de protocolo de entrega, quando o funcionário fornece a CTPS ao empregador, assim como na ocasião em que o empregador devolve o documento ao trabalhador;
- Certificado Militar: prova de quitação com o serviço militar (para os maiores de 18 anos); – Certidão de Casamento e de Nascimento: objetivam a verificação de dados, concessão do salário-família e abatimento dos dependentes para efeito do Imposto de Renda;
- Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
- Atestado Médico Admissional: é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, que ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado (Art.168 da CLT);
- Declaração de rejeição ou de requisição do vale transporte;
- Outros documentos/informações: Cédula de Identidade, CPF, cartão PIS (Programa de Integração Social), comprovante de endereço e de escolaridade e fotografias para prontuário.
APÓS RECEBIDA A DOCUMENTAÇÃO, O EMPRESÁRIO DEVERÁ:
- Anotar na CTPS FÍSICA OU DIGITAL a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver;
- Preencher a ficha de salário-família;
- Incluir a admissão no CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Até o dia 15 de cada mês, a empresa deverá postar o impresso no correio adquirido lá mesmo, no qual há a informação sobre o movimento de pessoal ocorrido do mês anterior;
- Efetuar o cadastro no PIS, caso o empregado não possua a sua matrícula;
- Devolver ao empregado a sua CTPS em até 5 dias úteis. O registro do empregado deverá ser providenciado imediatamente após a sua admissão, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
IMPORTANTE:
O registro de empregados deverá estar sempre atualizado e numerado sequencialmente por estabelecimento, cabendo ao empregador ou seu representante legal a responsabilidade pela autenticidade das informações nele contidas.